Начните с описания объекта
Укажите назначение и адрес объекта, общую площадь и площадь отдельных зон. Перечислите кабинеты, открытые рабочие пространства, переговорные, санузлы, кухни, входные группы и технические помещения. Добавьте типы покрытий и особенности их состояния.
Если есть план помещений, приложите его вместе с актуальными фотографиями. Отдельно отметьте труднодоступные места, высоту конструкций и участки со специальными требованиями.
Разделите операции и периодичность
Для каждой зоны перечислите конкретные операции: очистка пола, протирка доступных поверхностей, удаление пыли, обслуживание санитарных зон, вынос отходов. Укажите периодичность и допустимое время выполнения.
Разделите ежедневные, периодические и разовые задачи. Формулировка «уборка всего офиса» допускает разные трактовки. Таблица «зона — операция — периодичность» помогает подрядчикам подготовить сопоставимые предложения.
Опишите условия доступа
Укажите режим работы, пропускную систему, ограничения по шуму и правила перемещения по объекту. Сообщите, где доступны вода и электричество, можно ли хранить инвентарь и есть ли место для оборудования.
Отдельно согласуйте порядок уборки при присутствии сотрудников и посетителей. Не включайте в публично доступные документы коды доступа или другие сведения, которые нужны только исполнителю после согласования.
Зафиксируйте материалы и ответственность
Уточните, кто предоставляет средства, инвентарь, технику и расходные материалы для санузлов и кухни. Если есть требования к средствам или технологии для конкретных покрытий, перечислите их и согласуйте применимость.
Обозначьте ответственное лицо заказчика, канал связи и порядок сообщения о замечаниях. Опишите, как принимается результат: осмотр зон, чек-лист, согласованные фотографии или другой понятный способ.
Отделите специальные работы
Генеральная и послестроительная уборка, фасады, остекление, высотные работы, химчистка и уход за растениями могут иметь отдельный состав и график. Для них нужны дополнительные параметры: площадь поверхности, способ доступа, состояние и требуемый результат.
В тендерной процедуре проверьте, чтобы описание объекта и приложенные документы не противоречили друг другу. Требования к закупке задаёт заказчик; расчёт исполнителя должен опираться на актуальную документацию.
Проверьте ТЗ перед отправкой
В документе должны быть понятны объект, состав работ, график, условия доступа, включённые материалы, приёмка и контакт ответственного. Уберите расплывчатые обещания и укажите вопросы, которые нужно уточнить на осмотре.
ХЛОПОК поможет обсудить параметры объекта в Санкт-Петербурге и Ленинградской области и подготовит коммерческое предложение с учётом задачи и формата закупки. Чем точнее исходные данные, тем проще сравнить предложения и запустить обслуживание.
Обсудим ваш объект
Подготовим предложение с учётом состава работ и графика.
Получить коммерческое предложение